Implementácia účinného systému na oznamovanie protispoločenskej činnosti (tzv. whistleblowing) má slúžiť najmä k ochrane dobrej povesti spoločnosti, zabezpečeniu jej integrity a budovaniu etickej firemnej kultúry.
Whistleblowing
Implementácia vnútorného systému preverovania oznámení
V októbri 2019 Európska únia prijala smernicu o ochrane osôb, ktoré nahlasujú porušenie práva Únie („Smernica EÚ o whistleblowingu“).
Od 17. decembra 2021 musia mať všetky členské štáty Európskej únie implementovanú Smernicu EÚ o whistleblowingu do svojich vnútroštátnych poriadkov.
Transpozícia Smernice EÚ o whistleblowingu sa v Slovenskej republike vykonala novelou zákona č. 54/2019 Z. z. o ochrane oznamovateľov a o zmene a doplnení niektorých zákonov („Zákon o whistleblowingu“), ktorej cieľom bolo posilniť požiadavky na ochranu oznamovateľov. Pre povinné spoločnosti a orgány verejnej moci z toho plynie, okrem iného, aj povinnosť zriadiť vnútorný systém preverovania oznámení vybavený dostatočným stupňom ochrany pre oznamovateľov.
Kto je povinný zaviesť vnútorný oznamovací systém?
Spoločnosť, ktorá zamestnáva najmenej 50 zamestnancov alebo poskytuje finančné služby, služby v oblasti bezpečnosti dopravy alebo v oblasti životného prostredia
Orgán verejnej moci, ktorý zamestnáva najmenej 5 zamestnancov
Na čo sa pripraviť po implementácii smernice?
Po implementácii Smernice EÚ o whistleblowingu do Zákona o whistleblowingu, bude potrebné splniť nasledujúce povinnosti:
- zaviesť účinný a bezpečný systém pre prijímanie a vybavovanie oznámení protispoločenskej činnosti spĺňajúci technické a organizačné opatrenia,
- poskytnúť ochranu oznamovateľom v zmysle precíznej ochrany totožnosti a tiež prostredníctvom umožnenia anonymného nahlasovania,
- zaistiť mechanizmy na identifikáciu a predchádzanie odvetných opatrení (napr. odvetné opatrenia súvisiace s ukončením pracovného pomeru),
- uchovávať záznamy o oznámeniach v súlade s požiadavkami Smernice EÚ o whistleblowingu,
- dodržiavať lehoty na vybavovanie oznámení,
- upraviť internú whistleblowing smernicu (napr. doplniť smernicu o vzdelávanie a motivovanie zamestnancov využívať vnútorný systém preverovania oznámení, doplniť opatrenia proti bráneniu v oznamovaní).
Prečo je pre Vás whistleblowing systém výhodným riešením?
Ochrana dobrého mena
Správne nastavený whistleblowing systém minimalizuje riziko, že prípadné oznámenia protispoločenskej činnosti budú oznamované priamo Úradu na ochranu oznamovateľov protispoločenskej činnosti alebo zverejňované spravodajskými médiami. Oznamovateľov motivujete prioritne využívať vnútorné oznamovacie kanály, čím zabezpečíte riešenie prípadnej protispoločenskej činnosti interne a zabránite tak poškodeniu dobrého mena spoločnosti.
Posilnenie dôveryhodnosti
Prostredníctvom implementácie vnútorného oznamovacieho systému získate dôveru potenciálnych oznamovateľov a zabezpečíte, že vnútorný kanál využijú ako svoju prvú voľbu pri oznamovaní protispoločenskej činnosti. Oznamovatelia majú zvyčajne väčší pocit istoty pri internom nahlasovaní, pokiaľ nemajú dôvody pre externé nahlásenie.
Splnenie zákonnej povinnosti
Nielenže splníte zákonnú povinnosť vytvoriť vnútorný systém na prijímanie a vybavovanie oznámení protispoločenskej činnosti, ale aj predídete compliance rizikám, ktoré so sebou prinesie novelizovaný Zákon o whistleblowingu. Prechod k technickému riešeniu vnútorného oznamovacieho systému si tak viete uľahčiť jednorazovo prostredníctvom jedného balíka whistleblowing služieb.
Ušetrenie času a prostriedkov
Správna implementácia, aktualizácia či zriadenie kanálov a procesov trvá spoločnostiam niekoľko mesiacov. Ak začnete už teraz, získate dostatok času nie len na implementáciu, ale aj na detailné otestovanie nových mechanizmov pre oznamovanie protispoločenskej činnosti.
Predchádzanie pokutám
Smernica o whistleblowingu ponecháva členským štátom, aby prijali účinné, primerané a odrádzajúce sankcie voči subjektom, ktorí budú v porušení povinností ohľadom whistleblowingu. Aktuálne Zákon o whistleblowingu umožňuje Úradu uložiť pokutu za porušenie povinnosti povinného subjektu až do výšky 20.000 EUR. Pripravovanou novelou Zákona o whistleblowingu však môže dôjsť k zvýšeniu výšky pokuty za takéto porušenia.
Náš tím odborníkov navrhne služby podľa potreby Vašej spoločnosti
Proces implementácie môže byť časovo náročný a zavedenie oznamovacieho systému či samotné testovanie môže spoločnostiam ušetriť drahocenný čas.
Komplexné whistleblowing
poradenstvo, ktoré pre Vás
zabezpečíme obsahuje tieto fázy:
- Analýza a zhodnotenie aktuálneho stavu spoločnosti vo vzťahu k oznamovaniu protispoločenskej činnosti
Táto fáza obsahuje najmä nasledujúce kroky:
- posúdenie plnenia povinností vyplývajúcich zo Zákona o whistleblowingu,
- analýza a posúdenie vhodného technického riešenia,
- právna analýza.
- Návrh vhodného whistleblowing riešenia
Na základe výsledkov analýzy aktuálneho stavu vypracujeme návrh riešenia a implementáciu whistleblowing systému, ktorý bude v súlade s platnou právnou úpravou po novele Zákona o whistleblowingu a požiadavkami Vašej spoločnosti.
V tejto fáze navrhneme najmä:
- požadované technické riešenie,
- zodpovedajúce a efektívne procesy,
- systém školenia zamestnancov,
- Implementácia vnútorného whistleblowing systému
V rámci tejto fázy poskytujeme najmä nasledujúce služby:
- implementácia technického a organizačného riešenia,
- implementácia povinných a best practice whistleblowing procesov,
- vypracovanie alebo aktualizácia internej whistleblowing smernice,
- školenie zamestnancov.
- Preverovanie oznámení
V spolupráci s externým partnerom Vám pomôžeme aj s preverovaním oznámení potenciálneho protiprávneho konania. Preverovanie oznámení zahŕňa:
- vyšetrenie a preverenie získanej evidencie,
- vyhodnotenie odôvodnenosti podaného oznámenia,
- dodržanie lehôt na preverenie oznámenia a oznámení o výsledku preverenia,
- návrh vhodných opatrení k náprave alebo predchádzaniu protiprávnemu stavu.
Spoľahnúť sa na nás môžete i v otázkach prípravy a aktualizácie interných smerníc a súvisiacej dokumentácie.
Všetko pre Vás nastavíme a zároveň Vám podrobne vysvetlíme ako aktuálnu právnu úpravu v praxi uplatňovať a ako s ňou ďalej pracovať.
